10 Astuces pour mieux utiliser Word que vous ignoriez peut-être

Bonjour à tous ! J’espère que vous allez bien.

Mon blog a été conçu pour traiter de divers sujets portant sur le Digital, et donc sur l’utilisation des outils tels que Word, Excel, PowerPoint également. J’avais intégré cette section parce que l’utilisation de ces logiciels pose toujours problème à plusieurs personnes. Et lorsque j’apprenais à maîtriser lesdits logiciels, des astuces en ligne étaient toujours la bienvenue. J’ai un petit peu négligé cette catégorie Microsoft Office, mais je vais essayer de rattraper le coup.

Fini la littérature ! Passons au concret.

Pour commencer je vous invite à poser vos différents problèmes sur l’utilisation de Word en Commentaire pour qu’ensemble on puisse les résoudre au cas ou votre problème ne figure pas dans les astuces que je m’apprête à donner.


1- Les raccourcis clavier sur Microsoft Word

Comme de nombreux logiciels, Microsoft Word propose des raccourcis clavier pour améliorer sa productivité. Voici les 15 principaux raccourcis à connaître :

  • CTRL+S : sauvegarder le document
  • F2 : enregistrer sous…
  • CTRL+O : ouvrir un document
  • CTRL+N : créer un nouveau document
  • CTRL+F : chercher du texte dans le document. F5 fonctionne aussi.
  • CTRL+Z : annuler une action, revenir en arrière
  • CTRL+Y : rétablir ou répéter une action
  • CTRL+P : imprimer le document. CTRL+F2 fonctionne aussi.
  • CTRL+G : mettre un texte en gras. CTRL+I pour l’italique et CTRL+U pour souligner.
  • CTRL+SHIFT+V : coller uniquement le texte. CTRL+V pour utiliser le collage par défaut.
  • CTRL+F4 : fermer la fenêtre. CTRL+W et ALT+F4 fonctionnent aussi.
  • ALT+IMP ÉCR : permet d’effectuer une capture d’écran de la fenêtre active uniquement.
  • TAB : pour passer à la cellule suivante dans un tableau. SHIFT+TAB pour revenir en arrière.
  • CTRL+Flèche latérale : permet de déplacer le curseur, mot à mot.
  • SHIFT+Flèche latérale : permet de sélectionner du texte.

 

Les deux derniers raccourcis peuvent être combinés. Ainsi, CTRL+SHIFT+Flèche latérale permet de sélectionner du texte rapidement. CTRL+BACKSPACE permet de supprimer un mot entier, etc. La plupart des raccourcis cités dans cette liste sont disponibles pour tous les logiciels de la suite Microsoft Office et de nombreux logiciels Windows.

2- Encadrer un texte ou un paragraphe

Dans certains cas, encadrer un paragraphe peut être utile. Pour ce faire, il suffit de sélectionner le morceau choisi, avant de cliquer sur cet icône de la section Paragraphe du ruban Accueil. Vous pourrez alors ajouter une bordure inférieur, supérieure, latérale, ou encadrer entièrement un texte. Pour aller plus loin, vous pouvez cliquer sur Bordure et trame pour personnaliser le fond et vos bordures.

 

3- Uniformiser la mise en forme d’un document Word          avec les styles

Les styles, sur Microsoft Word, sont très importants. Ils sont accessibles via l’onglet Accueil, et permettent d’organiser un document. Vous pouvez ainsi appliquer le style « Titre » au titre de votre document, le style « Titre 1 » aux titres de premier niveau et ainsi de suite. Cette fonctionnalité organise votre document, uniformise sa mise en forme et permet au logiciel de hiérarchiser vos contenus pour le sommaire. Je vous conseillons d’utiliser les styles dès la création de votre document.

 

4- Supprimer le numéro de page de la première page

Souvent, il est bon de numéroter les pages, sauf la page de garde. C’est tout à fait possible sur Microsoft Word. Insérer d’abord vos numéros de pages. Ensuite, double cliquez sur la numérotation de la première page. Des options vont alors apparaître dans le ruban : Outils En-têtes et pieds de page. Cochez la case Première page différente, et le tour est joué !

5- Insérer un symbole ou un caractère spécial sur Word

É majuscule, œ collé, Ç cédille majuscule… Ces symboles ne sont pas présents sur un clavier d’ordinateur. Pourtant, rappelons-le : en français, les accents ont pleine valeur orthographique. Pour insérer un symbole ou un caractère spécial, un bouton dédié est présent à droite de l’onglet Insertion du ruban. Les symboles Copyright ©, n’égale pas ≠, les flèches → et ← sont également disponibles.

6- Variez votre vocabulaire

Vous avez un mot sur le bout de la langue ou souhaitez éviter les répétitions ? Faites un clic droit sur le terme que vous voulez remplacer. Déroulez la liste des synonymes et choisissez le mot qui convient parmi les suggestions de Word. Il remplace aussitôt le texte d’origine.

word2.jpg

 

7- Organisez le texte autour d’une image

Pour éviter que le texte ne se superpose à l’image, ou au contraire qu’il soit masqué par celle-ci, effectuez un clic droit sur l’illustration. Déroulez le menu Habillage dans le menu contextuel et survolez les différentes options avec le curseur de la souris de façon à obtenir un aperçu du résultat. Cliquez sur le style de mise en pages retenu pour l’appliquer au document.

word3.jpg

 

8- Insérez une image en ligne

Il peut vous arriver de vouloir insérer dans votre document une image ou une illustration que vous ne possédez pas dans votre machine. Il est possible de rechercher l’image de votre choix en ligne directement sur Word. Il vous suffit d’aller dans l’onglet Insertion, et de cliquer sur Image en ligne. Ensuite, saisissez simplement sur la zone de recherche le nom de l’image que vous souhaitez trouver (votre machine doit être connectée à internet).

Image en ligne.PNG

9- Faire des recherches sur Wikipedia directement dans Word

Cette astuce est disponible dans la version 2016 de Word. Elle est juste géniale et permet de gagner énormément de temps lorsque vous rédigez un document dans lequel vous devez faire des recherches. Vous pourrez donc soit lire directement vos informations Wikipedia dans Word tout en saisissant, ou alors insérer directement le texte dans votre document, car une l’option insérer est prévue.

Wikipedia sous Word

Wikipedia sous Word 2

10- Enregistrer son fichier au bon format

Outre l’emploi d’une bonne dénomination pour vos fichiers afin de vous y retrouver dans votre classement personnel, le format d’enregistrement est aussi important selon son utilisation et son destinataire. Il est toujours plus professionnel d’envoyer un devis et une facture en PDF. Ainsi, vous pouvez enregistrer vos documents Word aux formats PDF, html et bien d’autres selon vos besoins, à partir d' » Enregistrer sous « .

Bonus

11- Travailler à plusieurs sur un même document

Parfois peu connu, l’onglet  » Fichier  » de Word permet de travailler à plusieurs sur un même fichier. Idéal pour recueillir les commentaires et corrections de plusieurs collaborateurs sur un seul support. Le décideur est alors le seul à valider le document final, ne conservant que les corrections qui l’intéressent et en supprimant les autres en quelques clics.

Option Partager de Word

12- Sécuriser vos documents

La sécurisation des documents reste une problématique indéniable des entreprises, que ce soit en termes de confidentialité ou de sauvegarde des informations. Word vous propose de protéger vos documents avec différents niveaux de restrictions et d’utilisateurs (onglet  » Révision « ). De plus, il vous permet de créer une copie de sauvegarde (dans les options Word) de chacun de vos documents, ou encore de masquer les données de propriétés de ces derniers.

 

Voilà donc tout pour aujourd’hui. N’hésitez pas à poser des question si vous ne comprenez pas un point précis ou si vous avez des préoccupations toutes autres.

De même, n’hésitez pas à partager avec nous vos astuces !

 

Franck Wamba

2 commentaires sur “10 Astuces pour mieux utiliser Word que vous ignoriez peut-être

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  1. J’aime bien l’article. On utilise depuis des années et régulièrement Word mais sans vraiment fouiller dans le fond le logiciel. C’est très cool d’apprendre ainsi, j’ai pris en tout cas beaucoup de note que je vais mettre en pratique.

    Aimé par 1 personne

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